- kérdezte valaki, amikor elkezdtem írni ebbe a blogba, és a látogatókat buzdítottam, hogy írják meg, miről szeretnének itt olvasni. Ez a blog azért született, hogy segítsen a kis- és közepes vállalkozásoknak, hogy hatékonyan tudják saját projektjeiket vezetni. Méghozzá úgy, hogy a posztokban sorra bemutatja, miben nyilvánul meg a "projekt alapú gondolkodás"...
Szerintem ez a következőket jelenti:
- A vállalkozás ismerje fel, ha egy feladat nem az operatív, mindennapi, már kialakult folyamatok és feladatmegosztások mentén lesz megoldható. És hívja ezt projektnek. A blog első bejegyzése segít megállapítani, mikor áll fent ez a helyzet.
- Ezeknek a feladatoknak a megoldásához a vállalkozásnak a projektmenedzsment szemléletét, gondolkodásmódját, és eszközeit célszerű használnia. Ebben segít ez a blog.
Szemlélet és gondolkodásmód:
- A projekt egy határozott kezdettel és véggel rendelkező folyamat, egymással összefüggő feladatok sorozata, ami a szervezet több egységét érinti, több egységből „használ” emberi és egyéb erőforrásokat, és külön felelős vezetője van. Olyan, mintha létrejönne a szervezetben egy ideiglenes szervezet (projekt team vagy csapat), egy konkrét feladatra, majd megszűnik.
- A projekt legfontosabb jellemzője, hogy egy terv szerint működik. A jó terv szerintem legalább 80%-ban meghatározza a projekt sikerét. A terv tartalmazza az elvégzendő feladatokat, azok összefüggéseit (egymás után vagy párhuzamosan végezhetők), a feladatokat végzőket, a felelősöket, a határidőket. A „kezdjük el, aztán majd lesz valami” hozzáállás nem szül sikeres projektet.
- A terv készítéséhez és szem előtt tartásához egyszerre kell távlatokban, hosszútávú célokban és ugyanakkor részletekben gondolkodni: látni kell, hogy a mai és holnapi lépés a távlati cél felé vezet-e?
- Rendszerszemlélet kell hozzá: látni az összefüggéseket, például azt, hogy egy adott feladat elvégzése, vagy az ott felmerült probléma hogyan hat az egész projektre.
- A projektnek konkrét célja van, ami a szervezet stratégiai céljaival összevág – ha nem, nem érdemes csinálni.
- A projektnek van egy felelős vezetője, akinek hatáskört kell adni: pontosan definiálni, hogy mire van jogosultsága és mire nem. A projekt vezetője a szervezet többi vezetőjének sorába emelkedik – a projekt időtartamára. A többieknek tudomásul kell venni, hogy döntéseket hozhat, utasításokat adhat ki, feladatok elvégzéséről beszámolót kérhet, azokat ellenőrizheti – hiszen ez a dolga. Előre jó megállapodni abban, hogyan használhatja más vezetők erőforrásait. (Ha a szervezetnél vannak komolyan vett Munkaköri Leírások, érdemes számára készíteni egyet.)
- A projektben dolgozóknak is meg kell szokniuk, hogy két főnökük van: saját szervezeti vezetőjüktől, és a projektvezetőtől is kaphatnak feladatot.
- A projektben a közös cél és terv a legfontosabb: mindenkinek úgy kell a saját feladatát végezni, hogy a közös cél lebegjen a szeme előtt. Ez sokszor túlórát, sokszor szakmai vagy egyéb kompromisszumokat, intenzív információcserét jelent! Nem elég saját közeli kollégáit és azok munkáját ismerni, tisztában kell lenni a többi team-tag területeivel is – hiszen csak így tudja megítélni, milyen hatással van a munkája a többiekére.
- A projektnek van egy határozott kezdete. Ekkor alakul ki a közös cél, a terv, a munkamegosztás és az együttműködés szabályai.
- A projekt valami új dolog bevezetéséről, a szervezetbe való beillesztéséről szól. Ezért a team tagjainak jól kell kezelnie az újfajta feladatokat, a bizonytalanságot, az előre nem pontosan tervezhető eredményeket. Egy projekt során sok váratlan esemény is történhet, ezekkel együtt a projektet célra kell tartani – ez rugalmas, de kézben tartott változáskezelést igényel. Ez egy egyébként rugalmatlan szervezetben komoly kihívás.
- A projektbe a témához értő kollégákat kell bevonni, és az együtt dolgozóknak igazi csapattá kell érniük, minél előbb – ehhez nyitottság, jószándék, nyílt kommunikáció, információmegosztás, konfliktuskezelés szükséges!
Vagyis azért fontos a projektalapú gondolkodás, mert ez más, a mindennapi rutintól eltérő, szokatlan megoldásokat hoz a szervezetbe, és ezt érdemes nagyon tudatosan kezelni!
Ami az eszközöket illeti, nem kell feltétlenül méregdrága szoftverekre vagy szofisztikált munkamódszerekre gondolni – ha a projektszemlélet helyén van, a JPÉ (józan paraszti ész) megteszi.
- Kell egy projektindító dokumentum, ami a projekt célját és főbb paramétereit rögzíti, ami iránymutatással szolgál végig, mindenkinek. Tartalma a projekt fajtájától (céljától) függ, de itt található egy egyszerű verzió.
- Kell egy eszköz a projektterv átlátható, egyszerűen használható, mindenki számára érthető bemutatására. Szöveges (táblázatos) vagy grafikus (Excel, MS Project), amit leginkább elfogadnak a team tagok. Verziókat kell tudni kezelni.
- Kellenek időszakos státusz beszámolók: ki, melyik feladatával hol tart. A projekt nagyságától függően szóban, egy értekezleten, vagy írásban a projektvezető felé, vagy Sharepointon, közös dokumentumban, ami a legjobban fekszik a csapatnak.
- Kellenek előre meghatározott kommunikációs szabályok: ki, miről kit, milyen formában értesít. Ki, kitől, milyen információkat kap meg – és mikor.
- Kellenek megbeszélések: problémamegoldásra, döntésre, vagy egyszerűen a státusz gyors áttekintésére. Ez kritikus pont, itt látható néhány nagyon jó tanács.
Persze, kell egy jó projektmenedzser is – erről később több bejegyzést is fogok írni.