Azt hiszem, már írtam arról, hogy a menedzsment szempontjából a projekt legfontosabb része a tervezés. Jó terv = 80% siker. Arról is írtam, hogy nem kell szofisztikált projekttervező szoftver, főleg, ha egy kis vállalkozásnak kisebb, nem túl komplex projektjei vannak. De a legkisebb projekthez is kell egy alap, egy terv.

De addig, amíg eljutunk oda, hogy begépeljük egy dokumentumba a tervet, lényeges dolgokat kell tennünk. Csak tapasztalt projektmenedzser tudja egyből a tervet a gépbe vinni.

Fogjunk sok színes filctollat és egy nagy üres papírt, írjuk fel a közepére egy dobozba a projekt termékét, eredményét - ezt hívják leszállítandónak, ami nagyon szemléletes kifejezés, mert ez a valami, kézzelfogható, ami megszületik a projekt végén. Például: „vevőtalálkozó", „weboldal". Képzeljük el a terméket kész állapotban milyen lesz, mi minden kell hozzá, milyen részekből áll. Kezdjük el szétszedni ezekre a részekre és ezeket a részeket egy-egy szóval írjuk fel egy-egy vonalra, ami a terméket tartalmazó dobozból ágazik el. Például a „vevőtalálkozó" részei lehetnek: „helyszín", „személyzet", „ellátmány", „vendégek", „program", „ajándékok". A „weboldal" részei lehetnek a „tárhely", „sablon", „design", „funkciók", „szerkezet", „tartalom", stb..

A vonalakból újabb ágakat rajzolhatunk: a „helyszín" ágai lehetnek pl. „terem", „technikai eszközök", „dekoráció", a „személyzet" felbontható: „hostessek", „előadók", „cégünk munkatársai", „videós", „fotós", stb.. Mindenki, aki ott dolgozni fog. Lesznek olyan ágak, amiket nem lehet tovább bontani, pl. az „ajándékok".

Fontos, hogy az így kapott részek listája teljes legyen! Ha ebben a fázisban mindenre gondolunk, amire szükségünk van a sikeres termékhez, akkor nagy baj már nem lehet.

A részek ágaiból most más szempont szerint húzunk újabb faágakat: milyen lépéseket kell tenni ahhoz, hogy biztosítsuk őket. Például a „terem" biztosításához meg kell néznünk többet, ajánlatot kell kérnünk, ki kell választanunk, le kell foglalnunk, meg kell mondanunk, hogyan rendezzék be, stb.. A „vendégek" biztosításához össze kell állítanunk vevőink listáját, ki kell választani a meghívottakat, ki kell küldeni nekik a meghívókat, fel kell hívni őket, hogy jönnek-e, stb... Ezek a teendők egy-egy kis ágacskát kapnak megint. Itt még nem kell törődnünk azzal, hogy ezek milyen sorrendben logikusak, csak írjuk, hagyjuk, hogy minden eszünkbe jusson. Ezt minden szálra el kell végeznünk.

Jó, ha az ágacskákat és rajtuk a feliratot (ami mindig csak egy-két szó!!!) különböző színekkel rajzoljuk, írjuk, mert így jobb agyféltekénket is dolgoztatjuk, és több minden eszünkbe fog jutni.

Ezekből a teendő-ágacskákból lesznek a projekt feladatai.

Nézzünk rá a pókhoz hasonló ábránkra (ami egy elmetérkép, vagyis mind map): keressük meg, vannak-e olyan termékrészek , amik összefüggenek valahogy? Vegyünk egy olyan színest, amit még nem használtuk, és kössük össze őket, hullámos, pontozott vagy más nem sima vonallal. Ha az egyik befolyásolja a másikat, használjunk nyilat az összekötésükre. Például a „terem" adottságai meghatározzák a lehetséges „dekoráció"-t, akkor húzzunk egy nyilat a „terem"-től a „dekoráció" felé. Ugyanígy keressük meg az összefüggéseket a teendők között. Például a „terem lefoglalása" után tudjuk „meghívni a vendégeket".

Most, hogy megvannak a projekt feladatai, és a közöttük lévő összefüggések is, kezdhetjük átalakítani ezeket az információkat projekt tervvé. A következő posztban.