A PMI PMBOK Guide-ot a képzések során szeretem profi projektmenedzsment szakácskönyvnek nevezni, mert egy olyan jól strukturált eszköztár és módszer gyűjtemény, amely gyakorlott projektmenedzserek számára nyújt igazán segítséget és megoldásokat a napi munka során is. A PMI a PMBOK Guide 6. kidolgozása során úgy döntött, hogy hallgatva az idők szavára, valamilyen érdemi módon foglalkozni akar az adaptív/agilis projektfejlesztési módszerekkel és rendszerekkel. A megoldás az lett, hogy a PMBOK Guide kiegészült egy kisebb lélegzetvételű második kötettel, ami eredetiben az Agile Practice Guide címet kapta. A könyvet a PMI az Agile Alliance-el együttműködésben, közösen adta ki, így ez garanciát jelent arra, hogy a leírtak mind projektmenedzsment, mind agilis szempontból relevánsak és helytállók. A közelmúltban a PMI Budapest, Magyar Tagozat támogatásával elkészült és a boltokba került a mű nagyon színvonalas magyar fordítása is, amit remélek, hogy minden hazai projektmenedzser polcára és tudásába bekerül.

Ha a PMBOK Guide-ról azt mondhatom, hogy egy profi projekt szakácskönyv – azaz igazából csak olyan gyakorlott projekt szakácsok számára releváns segítség, akik már tapasztaltak a projektmenedzsment eredménykifőzési folyamatokban –, akkor az Agilis gyakorlati útmutatót egy olyan induló és iránymutató szakácskönyvnek nevezném, amelyet az agilis témában még nem jártas projekt szakemberek is hasznosan forgathatnak és megkóstolhatnak. A szerkesztése is sokkal olvasóbarátabb, mint a PMBOK Guide. Ehhez a könyvhöz le lehet ülni egy karosszékbe és egyszerűen elolvasni. Érdemileg körülbelül 140 oldal csak a terjedelem, de a lényeget a véleményem szerint nagyon jól megfogja.

A könyv természetesen a megszokott módon az agilitás alapfogalmaival és a megközelítéssel kezdi. Örülök, hogy nem állítja szembe az adaptív megközelítést a prediktív projektmenedzsment folyamattal. Mindkettő eszköznek megvannak az alkalmazási feltételei, keretei és határai – sok elem pedig kölcsönösen használható is a projektek sikerre vitele során. A könyv minden fejezete tartalmaz érdekes információkat és agilis alkalmazási példákat, de én szeretném azt a néhány érdekes részt kiemelni és ismertetni, amelyek leginkább felkeltették az érdeklődésemet.

Nagyon érdekelt az a rész a könyvben, amely az adaptív/prediktív hibrid módszereket mutatja be. Azért volt ez számomra különösen érdekes, mert projektmenedzser kollégákkal beszélgetve inkább negatív valós tapasztalatokról hallottam eddig a hibrid módszertanok alkalmazása kapcsán. A valós működésben gyakrabban jelenik meg a hátrányok ötvözése a hibrid megközelítésekben, mint az előnyök realizálása.  Ugyanakkor a könyv hibrid módszerekről szóló fejezete számomra meggyőzően magyarázza, hogy melyek a kulcstényezők a sikerhez, illetve bemutat négy különböző hibrid megoldási modellt is. Úgy gondolom, hogy mindenféle szituációhoz választható alkalmas (akár hibrid) modell, a siker a folyamatot működtetni és sikerre vinni akaró vezetőkön és csapattagokon fog múlni!

A következő számomra különösen érdekes szakasz a könyvben az agilis projektek mérésével foglalkozik. A szélesebb körben is már ismert burndown és burnup diagramokon túl szerintem nemcsak agilis projektekben lehetnek hasznosak a következők:

• A követelmények időbeli megvalósítását leíró időintervallum értékek Kanban tábla használata mellett:
  • válaszidő – a munka megkezdéséig tartó várakozási idő
  • ciklusidő - egy tétel feldolgozásához szükséges idő
  • átfutási idő – egy tétel leszállításához szükséges összes idő (válaszidő+ciklusidő)
• Agilis megtermelt érték (earned value) diagram és mutatószámok
• Funkciók halmozott áramlási diagramja

Az agilis módszerek bevezetésének elsődleges sikertényezője, hogy miként sikerül a szükséges szervezetfejlesztés, illesztés és agilis gondolkodásmód meghonosítása a vállalatnál. A könyv egy egész fő fejezetet szentel a kérdéskörnek. Meghatározza azokat a szervezeti jellemzőket, amelyek elősegítik az agilis bevezetést: pl. a szervezet és a vezetők változási hajlandósága; eleve meglévő magas szintű csapat felhatalmazások, empowerment és decentralizáció; tudatos tehetségmenedzsment. Akadályozó szervezeti jellemzők lehetnek: részlegekre és funkciókra bontott működés; rövidtávú ár és költségoptimalizálási stratégia; kompetencia specializációra ösztönző rendszer; egyidejűleg futó sok kezdeményezés. A szakaszban ismertetésre kerülnek azok a szervezeti kultúra szempontjából lényeges tényezők, amelyek egy agilis bevezetésnél kiemelkedő fontosságúak. Több oldalon keresztül foglalkozik a könyv a PMO szerepével és feladataival is olyan helyzetben, amikor a vállalat agilis üzleti érték teremtési modellben gondolkodik.

A könyv talán számomra leginkább hasznos eszközét az X3-as függelékben találtam meg az „Agilis alkalmassági szűrőeszközök” cím alatt. Ez a függelék egy azonnal használható, kilenc osztályozási kritériumot figyelembe vevő kvalitatív felmérő eszköz, amellyel gyorsan eldönthető, hogy a vállalati kultúra, a csapat és a projekt jellemzői alapján alapvetően agilis, hibrid vagy prediktív projekt megközelítést válasszunk-e. A modell nemcsak a döntéshozatalban segít, hanem abban is, hogy melyek lesznek a projektcsapat számára a lényeges kihívások a megvalósítás során. Az egyik felmérő kérdés így szól: Meg fogja-e kapni a projektcsapat az autonómiát ahhoz, hogy meghozza a munkavégzés módjával kapcsolatos helyi döntéseit? A kérdésre 1-10-es skálán kell választ adni, ahol az 1-es a „határozott igen”, 5-ös a „valószínűleg” és 10-es a „nem valószínű” válasz. A felmérés eredményét radardiagramon lehet bemutatni és értékelni.

Minden projektmenedzser kollégának őszintén a figyelmébe ajánlom az Agilis gyakorlati útmutató elolvasását és tanulmányozását!

Lipi Gábor, PMP – lipi.gabor@pmpvizsga.hu