A legutóbbi tréningen valaki azt kérdezte, hogy biztosíthatná, hogy minden team-tagnak egyértelmű legyen, mi az ő dolga?
Két eszközt használhatunk erre: a feladatlebontási struktúrát (Work Breakdown Structure) és a munkacsomag leírást. Elég ronda nevük van, de nem olyan bonyolultak...
Először megkerestük a leszállítandóinkat, utána fellistázzuk azokhoz vezető feladatokat. Vagy a mind map-et használhatjuk erre, vagy egyszerű post-ites módszerrel dolgozhatunk. Kell egy csomagolópapír a falra, sok post-it, amikre egy-egy feladatot írunk, és felragasztjuk a csomagolópapírra. Egyelőre ahogy eszünkbe jut, mert utána fogjuk rendezni őket.
A rendezés módszere:
Főtevékenységek (5-8 / projekt): nagyobb összefüggő feladatkupacok, amik majd kisebb rész-lépésekre bonthatók.
Rész-tevékenységek (5-15/ főtevékenység): olyan munkalépések, feladatok, amiket nem érdemes tovább bontani, egy emberre rábízhatók.
Így néz ki (a kódszám későbbi munkánkat könnyíti):
| Kódszám | Tevékenység |
| 1. | Helyszín |
| 1.1. | Lehetséges helyszínek keresése |
| 1.2. | Preferált 3 helyszín kiválasztása (döntési pont) |
| 1.3. | Árajánlat kérése a preferált 3 helyszíntől |
| 1.4. | ..... stb. |
| 1.n. | Szerződés a kiválasztott helyszínnel (megrendelés) |
| 2. | Vendégek |
| 2.1. | Vendéglista összeállítása |
| 2.2. | Meghívó levél megfogalmazása |
| 2.3. | Meghívó levél szétküldése |
| 2.4. | .... stb. |
Egy-egy résztevékenységet tehát ki akarunk adni egy munkatársnak. Ha szeretnénk, hogy önállóan dolgozzon, és azt tegye, amire szükség van, készítsünk munkacsomag leírást minden résztevékenységre.
Ez így néz ki:
| 1. | Helyszín a vevőtalálkozóra |
| 1.1. | Lehetséges helyszínek keresése |
|
Felelős: Zénó |
Teendők: - lehetséges helyszínek keresése a neten a megadott szempontok alapján - min. 10 helyszín lehetőség paramétereinek, elérhetőségének rögzítése egy adatbázisban - a helyszínek felkeresése, személyes megtekintés - a helyszínek prioritási listája, indoklással |
|
Határidő: május 1. |
Szempontok, paraméterek: - 100 fő fogadására alkalmas - meleg ételt felszolgálnak (svédasztal, de le lehessen ülni) - élő zene lehetősége (mi akarunk vinni zenekart) - délután 17h-tól éjjel 1-ig tarthatunk rendezvényt - tudnak hostess-eket adni a vendégek eligazításához - parkolási lehetőség a vendégeknek - tágas, világos, jól szellőző terem (személyesen megnézni!) - tisztaság (mellékhelyiségek is!) - udvarias, ügyfélcentrikus személyzet -.... |
| Leszállítandó: javaslat a 3 legjobb helyszínre, indoklással (az ügyvezetőnek) | |
| Szükséges inputok: a rendezvény időpontja (Bélától), április 15-ig | |
| Szükséges erőforrások, eszközök: semmi extra | |
| Megjegyzés: - |
Miért szükséges ennyi minden? Gondoljuk meg, ha a projektmenedzser csak annyit mond Zénónak, hogy az ő dolga „lehetséges helyszínek keresése a vevőtalálkozónak” (és ő még nem csinált ilyet), akkor előfordulhat, hogy Zénó
- megjelenik egy netről leszedett címlistával, de semmit nem tud a helyekről,
- megjelenik egy listával, de nincs információ arról, hogy lehet-e svédasztalos meleg ételt rendelni,
- megjelenik egy db címmel,
- megjelenik egy szerződéssel, hogy ő kiválasztotta, megrendelte,
- talált egy helyet, ami éppen akkor zár be, amikor a rendezvényt tartanánk...
Ha a projektmenedzser agyában a fenti táblázat tartalma volt, Zénó egyik megoldásától sem lenne boldog.
Ez a táblázat eszközt ad Zénó kezébe, hogy
- lássa, pontosan mi mindent kell elvégeznie, milyen keretek között, milyen szempontok figyelembevételével,
- milyen információt kap meg ehhez és kitől (lobogtathatja Béla felé, hogy szüksége van az infóra),
- mit kell leszállítania, és kinek,
- mikorra,
- miben dönthet ő maga.
Ha minden rész-tevékenységre van munkacsomag-leírásunk, tuti, hogy nem marad ki lépés, pontosabban tudjuk tervezni, melyik lépéshez mennyi időre (és milyen egyéb erőforrásokra) van szükség. Hogy mi mindenre jó még a feladat-struktúra, hogyan használható tervezésre, a következő posztban írom le.
