Az előző posztban írtam arról, hogy juthatunk el oda, hogy összegyűjtsük a teendőket, amelyek elvezetnek a projekt eredményéhez. Természetesen, ha valaki már sok projektet megtervezett, az ott leírt első lépés (mind map) kihagyható.

Az elmetérképre felírt teendőket most átírhatjuk egy listára – lehet ez egy egyelőre kockás papír, Excel tábla vagy egy egyszerű projekttervező szoftver. Jó, ha a projektünket al-projektekre bontjuk, vagyis az összefüggő teendőket összerendezzük.

• Az előző példánál maradva: külön al-projekt a helyszín, egy másik az előadók, egy harmadik a személyzet biztosítása, és így tovább. Ennek akkor lesz jelentősége, amikor felelősöket akarunk hozzárendelni a feladatokhoz: jó, ha egy al-projektet felügyel valaki, mert ő látja az egymás után következő lépéseket és a közöttük lévő függőségeket.

Gyakorlottabbak tudják már rögtön időrendben írni a feladatokat, de az sem baj, ha nem sikerül elsőre – amikor meghatározzuk a közöttük lévő függőségeket, úgyis kiderül, ha valamit rossz helyre tettünk. Itt már könnyíthet a dolgunkon, ha Excelben, de még inkább, ha projekttervezőben gyűjtöttük a feladatokat: ezekben sokkal egyszerűbb cserélgetni a helyüket, mint kockás papíron.

A következő lépés a feladatok adatainak kitöltése: időtartam, felelős, melyik másik feladattal függ össze.

• Nagyon fontos az időtartam jó meghatározása: ha alultervezzük, nem lehet az adott feladatot annyi idő alatt elvégezni, akkor csúszás lesz, és ez veszélyeztetheti a projekt sikerét. Ha a szükségesnél több időt hagyunk a feladatra, a végén kell majd megfeszülni, hogy elérjük a végső határidőt. Ehhez már kell egy kis tapasztalat, ismeret: pl. jó, ha valaki tudja, mennyi idő keresni egy jó rendezvény helyszínt, hánynak a megnézését lehet bevállalni, ez mennyi időt igényel, hány nap egy bérleti szerződés letárgyalása és megkötése, stb..
• Az összefüggés a feladatok között többféle lehet. Ezek között a legfontosabb, ha az egyik feladat eredménye (kimenete, „output”-ja) szükséges a másik feladat elkezdéséhez. Az ilyen feladat-sorozatok fogják meghatározni a projekt hosszát (kritikus út). Példánknál maradva: amíg nem szerződtünk le a kiválasztott helyszínnel, addig nem tudjuk megírni a meghívókat a résztvevőknek. Amíg nincsenek meg az előadóink, addig nem tudjuk a végleges programot közzétenni. De lehet olyan összefüggés is, hogy bizonyos feladatok csak egyszerre tudnak kezdődni (ugyanaz a kezdeti feltétel, „input” kell hozzájuk). Például amíg nincsenek meg az előadóink, nemcsak a program nem végleges, hanem azt sem tudjuk megmondani a helyszínnek, hogy milyen technikát igényelnek az előadók. Fordítva is igaz: van feladat, amihez több input szükséges: pl. a meghívók megírásához nem csak a helyszín, hanem a vendégek elérhetősége, címe is kell.
• Az al-projektért vagy egy feladatért felelős nem azt jelenti, hogy a megjelölt személynek egyedül kell végeznie az adott tevékenységet. Bevonhat, dolgoztathat másokat is, de ő a felelős azért, hogy az adott feladat eredménye megszülessen – és ezért mindent meg kell tennie. Komplex, többszereplős feladatoknál érdemes RACI mátrixot  használni, amiben rögzítjük, kinek milyen rész-feladat jutott.

Az időterv „összeállása” általában iteratív folyamat: előrefelé és hátrafelé is kell tervezni. Előrefelé: minden feladatnak adunk szükséges időt – ha ez a végén túlcsúszik a rögzített végső határidőn, akkor elkezdjük visszafelé nézni: min lehet rövidíteni? Így jutunk lépésről lépésre közelebb egy konzisztens időtervhez. Excel-ben így néz ki egy időterv (egyelőre felelősök nélkül).

Ez az iteráció láthatóvá teszi a legfontosabb projekttervezési szempontot: ahány teendőt csak lehet, párhuzamosra kell tervezni! A legtöbb, tervezés nélküli folyamat ezért szokott elbukni: azokkal a teendőkkel is megvárják a többit, amit lehetett volna párhuzamosan csinálni. Nem gondolkoznak több lépéssel előre, mindig csak a következő feladatban – és későn derül ki, hogy azt már régen el lehetett volna kezdeni! És a projekt nyúlik, mint a rétestészta.

A finomhangolásról a következő posztban.