Alapok:
- Tiszta struktúrára: a vízió, küldetés, célok tisztázására. A különböző helyszíneken dolgozó team tagok eltérő információkkal rendelkeznek, eltérő kontextusban értelmezik az információkat – ebből félreértések keletkeznek.
- Összhang teremtésére: a mindennapi viselkedés, együttműködés módjának szabályozására.
- Érzelmi kapcsolatokra: közös feladat átélésére, a részvétellel való személyes azonosulásra, a siker érzelmi mozgató erejére. Amikor távol vannak a vezetőtől, azt fogják tenni, ami nekik fontos, amik személyes prioritásaikból keletkeznek – ezért személyes prioritássá kell tenni a közös célokat.
- Az egyenlőség érvényesítésére: a vezető dolga azt biztosítani, hogy a vele egy helyszínen dolgozók ne legyenek előnyben a döntési folyamatokban, az elismerésben, a vezetővel való személyes kapcsolatban. A távoli csoporttagok számára különösen fontosak a vezetőtől kapott személyes üzenetek, a munkához való hozzájárulásuk elismerése, minél több személyes találkozás, ötleteik, javaslataik figyelembe vétele, fontosságuk, a csoporthoz tartozásuk tudatának erősítése.
Mit várnak el a projekt menedzsertől a virtuális teamek tagjai?
- Folyamatos, rendszeres kommunikációt – egyedileg, személyesen mindenkivel.
- Elérhetőséget, gyors válaszokat.
- Precíz, írásos, részletes feladatkiosztást (úgy kell összeállítani, hogy ha nem vagy elérhető, a legtöbb kérdésükre találjanak benne választ).
- Részletes agendát a megbeszélésekre.
- Telefonos vagy videó megbeszélés közben időközönként összefoglalást, hol tartotok, miről született eddig döntés, stb.
- Lehetőséget közös aktivitásokra (a magányt enyhítendő), pl. csevegő szoba, lehetőség személyes találkozókra.
- Bizalmat, minél kevesebb mikromenedzselést.
- Egyensúlyt a technikai és az interperszonális készségek között (prioritás: interperszonális készségek).
- Megbízhatóságot, ígéretek megtartását, saját PM feladatainak elvégzését.
- Folyamatos információadást, rész-információkat is.
Hogyan kommunikálj, ha virtuális teamet vezetsz?
- Legyen teljesen világos a cél, időterv és felelősség. Sok csatornán kell tudatni, legyen rajta minden dokumentumon. NEM 10 oldalas projekt dokumentációban – ezt nem olvassák el.
- A felelősség minden leszállítandóért világosan legyen kommunikálva (mindenkié mindenki felé: a stakeholderek lássák a neveket).
- Legyen közös nyelv (céges kódokat használni, vagy, ha nincs: csinálni a projektre).
- Válaszd megfontoltan a kommunikációs eszközt. Egyszerű info-cserére telefont vagy e-mailt, stratégiai információk átadására, megbeszélésre skype-ot vagy telekonferenciát, fontos vagy rossz közlésére a lehető legszemélyesebb módot.
- Tervezz be rendszeres webes értekezleteket és tartsd is meg őket! Ezeken használjatok olyan hatékony eszközt, ami sok csatornás kommunikációt tesz lehetővé (file küldés, képernyő megosztás, stb..).
- Ne csinálj a projektmenedzsmentből külön projektet: egyszerű, átlátható és kevés dokumentumot használj.
- Feladatlista (heti), max. 20 tétel, prioritással és felelős megnevezésével.
- Kockázatok listája, karbantartva, és az első 10-nek legyen felelőse.
- Heti jelentés – töltelék szöveg nélkül, összesen 3 rovat: „Kész” / „Teendő a héten” / „Heti legfontosabb témák” a Kockázatok listájáról.
- Gyakori kommunikáció! Ne felejtsd el: a team tagok állandóan döntéseket hoznak, a rendelkezésükre álló vagy feltételezett információk alapján. Legyen náluk valós infó! Akkor is, ha csak rész-információ. Ez is több, mint a semmi.
Hogyan motiváld a virtuális team tagjait?
- „Erősítsd a „családot” – pl. ha lehet, mindig máshol legyenek a személyes találkozók. Ismerj meg minden helyszínt, ahol dolgoznak.
- Bátorítsd és oszd meg az ötleteket. Bátorítsd problémamegoldásra a team tagokat – nem kell mindent neked megoldani. Használd ki az előnyét annak, hogy valaki távolról más szemszögből látja – ezt mondd is ki.
- Jutalmazd az újításokat, amik a projekt sikerét, a hatékonyabb munkát, vagy a kisebb terhelést mozdítják elő.
- Mozdítsd ki a dobozukból a team tagokat: gondolkozzanak az egész projektben.
- Menedzseld a teljesítményt: legyenek jó, ügyfél-orientált mérőszámok, publikusan. Egymást is, és ne csak a mérhető dolgokat értékeljék a teamtagok. Legyen rendszeres visszacsatolás, megfelelő csatornán.
Image courtesy of digitalart at FreeDigitalPhotos.net
