Sajátos jelensége a szakmának, hogy ha a projektmenedzsment jól működik egy szervezetben, akkor nem látszik. Ha nem látszik, akkor nem becsülik, sokszor nem tudják, mire jó, miért szükséges. Ha minden aránylag olajozottan megy, a fogaskerekek egymásba illenek, működik a szerkezet, akkor nem tűnik fel, hogy ezt valakinek össze kellett így rendeznie. Ha csak a curling követ figyeljük a pályáján, és az akadály nélkül siklik a megfelelő irányba, nem látjuk, micsoda munka előtte úgy söprögetni, hogy az időben a megfelelő célba érjen.

Amikor egy szervezetben azt látom, hogy nem becsülik értékén a projektmenedzsmentet és a projektmenedzsereket, eljátszom a gondolattal, hogy ki kéne próbálni, milyen lenne nélkülük. Mondjuk, pár napig nem mennének be dolgozni, nem vennék fel a telefonokat, nem válaszolnának a kérdésekre... (A projektmenedzserek erre tiltakozni szoktak, miszerint semmi kedvük ahhoz, hogy utána  szétszálazzák az összegubancolódott fonalakat, tisztázzák a félreértéseket, kibékítsék az összeveszett feleket...)

Olvastam egy jó hasonlatot: a projektmenedzsment a projektet összetartó láthatatlan ragasztó.

Nehéz észrevenni és számon tartani azokat az erőfeszítéseket, azt az időt, amit a PM azzal tölt, hogy

-          összeköti a projekttagokat,

-          tárgyalásokkal megegyezéseket hoz létre,

-          reális célokat és időtervezést alakít ki,

-          kiosztja a szerepeket és

-          mindenkinek a megfelelő feladatokat,

-          ellenőriz, számonkér, problémát old meg, és így tovább.

Ahhoz, hogy egy szervezet belássa, saját érdeke, hogy e szakma és művelői megkapják megfelelő helyüket és hatáskörüket, el kell adni a projektmenedzsmentet.

Ehhez pedig publicitás kell: megmutatni, kommunikálni: milyen haszna van a projektmenedzsmentnek a szervezet számára? Illetve: hogyan nyilvánul meg ez a haszon a szervezet vezetőinek életében, terheik egy részének átvállalásában?

Ragasztó: ahogy már előbb írtam, a PM egy cél felé összerendezi, összetartja az összefüggő tevékenységeket és együttműködő embereket. Ezzel a szervezet vezetőit tehermentesíti.

Információs központ: nem csak a team-tagok, hanem a szervezeti vezetők is profitálnak abból, ha egy projektről összefoglalt, lényegretörő – vagy éppen személyre szabott – információt kaphatnak, nem kell azokat különböző helyekről „összevadászni”.

Döntéshozó vagy döntéselőkészítő: akár ő maga jogosult meghozni egy-egy döntést a projektben, akár egy magasabb beosztású szervezeti vezető, mindenképpen hatalmas segítség, ha széleskörű és naprakész tájékozottság  birtokában alternatívákat állít fel a projektmenedzser, mérlegeli a következményeket és javaslatot ad.

Felderítő és problémamegelőző: rengeteg erőforrást (időt, költséget) takarít meg azáltal, hogy folyamatosan előre gondolkodik, ismeri az összefüggéseket, felismeri a potenciális problémahelyzeteket és időben beavatkozik.

Ösztönző, lelkesítő és csapatépítő: ha jó a projektmenedzser, a teamtagok motivációjának feladatát is (részben) átveszi a szervezeti vezetőktől. Figyel arra, kit mivel lehet motiválni, kihasználja az egyéni erősségeket és szinergiákat hoz létre.

Mediátor: az egész szervezet hatékonyságát növeli, ha a PM észreveszi és megfelelő módon kezeli a konfliktusokat, legyenek azok személyes, szakmai, vagy szakmaiba bújtatott személyes nézeteltérések. A projekt érdekében elengedhetetlen, hogy ezeket időben feloldja –  ezzel az együttműködést javítja az egész szervezetben.

Tolmács: legendás megnemértések és félresiklott ügyek születnek abból, hogy az egyes szakmák nem értik egymást, hiszen különböző nyelveket beszélnek. A PM a projekt érdekében kénytelen megtanulni mindegyikük nyelvét, és állandóan „fordítani” közöttük. A szervezet számára minden megelőzött félreértés haszon.

Nagykövet: A PM képviseli a projektben szervezeti célokat. Egy jó PM olyan, mint egy jó vezérigazgató: víziót ad, kívánatos jövőt fest a team tagok elé. Ügyel arra, hogy a sok egyéni és csoportcél nem húzza szét a közös munkát, azok mindig összerendeződjenek a szervezeti célok irányába.

Ezeket a szerepeket akkor tudja a PM betölteni, ha megfelelő helyen van a szervezetben és megfelelő hatáskört kap hozzá. Néha úgy tűnik, ehhez azonban még egyszerep megtanulása szükséges: jó értékesítőnek kell lennie. Meg kell találni azokat a kommunikációs formákat, csatornákat, alkalmakat, amikor megmutathatja mindazokat az előnyöket, amiket a projektmenedzsment „szállít” a szervezetnek – természetesen a sikeres projektek mellett.