Az egyre jobban terjedő agilis projektmenedzsment kapcsán köztudatba került az önszerveződő teamek fogalma. Az agilis teamek többé-kevésbe önállóan működnek, saját hatáskörben hoznak döntést, ütemeznek, kezelik rugalmasan a változásokat, közvetítő nélkül egyeztetnek az ügyféllel. A projekt sikere nem a PM módszertantól, hanem a kiváló csapatmunkától függ.
Igen ám, de hogyan lesz erre a működésre alkalmas, igazi önszerveződő csapatunk a hierarchizált világban szocializált tagokból? Milyen is egy igazi önszerveződő team? (Nem biztos, hogy az agilis team minden részletében ilyen.)
Az önszerveződő teamekben a feladatnak megfelelően változik, ki tartozik bele, merre mozognak, milyen sebességgel. Nem beosztások, hanem a tagok személyes kompetenciái alapján önként vállalt szerepek vannak, amik szintén változnak, ahogy a munka megköveteli. Nincs formális vezetés, mindenkinek a szerepéhez tartozó hatásköre van. A szerepek természetesen nyilvánosak, mindenki tudja mindenkiről, miben számíthat rá. Minden szükséges szerep a team tagjaiban él: a beszerző, az ügyfélkapcsolattartó, a pénzügyes, stb. is a team tagja, nem egy központi egységben dolgozik. Egyenrangúság van, de a tudás, szakértelem, tapasztalat alapján vannak, akiknek komplexebb szerepeik vannak, vagy éppen mentorként is működnek: hozzájuk fordulnak szalmai tanácsért.
A döntéseket nem „felülről” várják és kapják, hanem maguk a tagok hozzák meg. Saját maguk döntenek arról, kit vesznek fel a teambe, a csapattagok - és nem egy vezető – értékelik egymás munkáját.
Az információkat nyíltan kezelik, a problémákat, ötleteket mindenkinek felelőssége és kötelessége felvetni – nem elfogadott a „nem az én dolgom” hozzáállás. A projektek menedzselése a lehető legegyszerűbb: mivel maguk hozzák a döntéseket, nem kell jóváhagyásokra várniuk. A projekt addig él, amíg értelme van – amíg a team hasznosnak látja. (Aki látott már régen értelmét vesztett, végeláthatatlanul elnyúló projektet, az tudja, micsoda nagy dolog ez. )
BIZALOM
SZABADSÁG
FELELŐSSÉG
Furcsa lehet, hogy vezetés nélkül dolgozó csapatokról beszélünk. Valóban, alapfeltétel, hogy a vállalat vezetése szívből, őszintén kiálljon emellett, és biztosítsa a szükséges környezetet ehhez. Ezek teamek – az első benyomás ellenére – nem össze-vissza, hanem nagyon is keretek között, szabályozottan működnek. Feltétel az is, hogy a csapattagok egyénenként érettek és képzettek arra, hogy így dolgozzanak.
Milyen szabályok szükségesek? Teamenként, cégenként változhat, de többnyire szabály van
- a döntéshozatalra (Pl. az „Advice process” – vagyis meg van határozva, hogy a döntéshozó csapattag meg kell hogy kérdezze az érintetteket, valamint a szakértőt a témában. Utána ő hoz döntést, és felelősséget is vállal érte.),
- a problémafelvetésekre, ötletek kezelésére (Pl. a Logbook – mindent be kell írni, hozzá lehet szólni, és rendszeres átnézés kapcsán eldöntik, melyik felvetéssel foglalkoznak.),
- problémamegoldásra, közös döntéshozatalra (Pl. strukturált, csoportos problémamegoldó módszereket kell használni.),
- konfliktusok kezelésére (Pl. meghatározott lépések vannak: először szemtől-szembe kell tisztázni azzal, akivel problémám van, utána lehet mediációt kérni, stb... vagyis tilos szétteríteni a konlfiktust, bevonni másokat.),
- egymás értékelésére (Pl. saját munka- és fejlődési célokat állítanak fel, amit bemutatnak, és amik alapjául szolgálnak ahhoz, hogy egy munkatárs majd értékelje őket.).
Azok a vállalatok, amelyek önszerveződő teamekben dolgoznak, minden egyes munkatársukat képzik együttműködő, erőszakmentes kommunikációra, konfliktuskezelésre és mediációra, strukturált csoportos döntéshozó módszerekre. A munkatársaknak – nemcsak a vezetőknek – egyéni coaching áll rendelkezésükre, és a csapatok is kapnak team-coachot, megbeszéléseikhez facilitátort, ha igénylik. Ezek a segítők a tartalmi kérdésekbe nem szólnak bele, csak hozzásegítik a teamet, hogy saját maguk megoldják a problémáikat, javítsák a működésüket.
Az agilis projektmenedzsment terjed – de nem tud igazán működni, ha a vezetők és benne dolgozók a régi hozzáállásukat, viselkedési mintáikat hozzák magukkal. Az agilis teameket – és környezetüket - alkalmassá kell tenni arra, hogy valóban önállóan működjenek!