PROJEKTBlog

Projekt alapú gondolkodás vállalkozások cégvezetői számára. Egyszerű projektmenedzsment, tippek és trükkök a mindennapokra.

TIPP:

Egyszerű projektmenedzsment támogató eszköz:

Próbáld ki, 30 napig ingyenes!

www.projektmappa.hu
www.projektmappa.hu

Kinek mi a dolga - avagy a feladatlebontás (WBS)

2015.04.30. 07:59 BozsárG

A legutóbbi tréningen valaki azt kérdezte, hogy biztosíthatná, hogy minden team-tagnak egyértelmű legyen, mi az ő dolga?

Két  eszközt használhatunk erre: a feladatlebontási struktúrát (Work Breakdown Structure) és a munkacsomag leírást. Elég ronda nevük van, de nem olyan bonyolultak...

Először megkerestük a leszállítandóinkat, utána fellistázzuk azokhoz vezető feladatokat. Vagy a mind map-et használhatjuk erre, vagy egyszerű post-ites módszerrel dolgozhatunk. Kell egy csomagolópapír a falra, sok post-it,  amikre egy-egy feladatot írunk, és felragasztjuk a csomagolópapírra. Egyelőre ahogy eszünkbe jut, mert utána fogjuk rendezni őket.

A rendezés módszere:

Főtevékenységek (5-8 / projekt): nagyobb összefüggő feladatkupacok, amik majd kisebb rész-lépésekre bonthatók.

Rész-tevékenységek (5-15/ főtevékenység): olyan munkalépések, feladatok, amiket nem érdemes tovább bontani, egy emberre rábízhatók.

Így néz ki (a kódszám későbbi munkánkat könnyíti):

Kódszám  Tevékenység
1. Helyszín
1.1. Lehetséges helyszínek keresése
1.2. Preferált 3 helyszín kiválasztása (döntési pont)
1.3. Árajánlat kérése a preferált 3 helyszíntől 
1.4. ..... stb.
1.n. Szerződés a kiválasztott helyszínnel (megrendelés)
2.  Vendégek
2.1. Vendéglista összeállítása
2.2. Meghívó levél megfogalmazása
2.3. Meghívó levél szétküldése
2.4. .... stb.

 

Egy-egy résztevékenységet tehát ki akarunk adni egy munkatársnak. Ha szeretnénk, hogy önállóan dolgozzon, és azt tegye, amire szükség van, készítsünk munkacsomag leírást minden résztevékenységre.

Ez így néz ki:

1. Helyszín a vevőtalálkozóra
1.1. Lehetséges helyszínek keresése

Felelős:

Zénó

Teendők:

- lehetséges helyszínek keresése a neten a megadott szempontok alapján

- min. 10 helyszín lehetőség paramétereinek, elérhetőségének rögzítése egy adatbázisban

- a helyszínek felkeresése, személyes megtekintés

- a helyszínek prioritási listája, indoklással

Határidő:

május 1.

Szempontok, paraméterek:

- 100 fő fogadására alkalmas

- meleg ételt felszolgálnak (svédasztal, de le lehessen ülni)

- élő zene lehetősége (mi akarunk vinni zenekart)

- délután 17h-tól éjjel 1-ig tarthatunk rendezvényt

- tudnak hostess-eket adni a vendégek eligazításához

- parkolási lehetőség a vendégeknek

- tágas, világos, jól szellőző terem (személyesen megnézni!)

- tisztaság (mellékhelyiségek is!)

- udvarias, ügyfélcentrikus személyzet

-....
Leszállítandó: javaslat a 3 legjobb helyszínre, indoklással (az ügyvezetőnek)
Szükséges inputok: a rendezvény időpontja (Bélától), április 15-ig
Szükséges erőforrások, eszközök: semmi extra
Megjegyzés: -

 Miért szükséges ennyi minden? Gondoljuk meg, ha a projektmenedzser csak annyit mond Zénónak, hogy az ő dolga „lehetséges helyszínek keresése a vevőtalálkozónak” (és ő még nem csinált ilyet), akkor előfordulhat, hogy Zénó

- megjelenik egy netről leszedett címlistával, de semmit nem tud a helyekről,

- megjelenik egy listával, de nincs információ arról, hogy lehet-e svédasztalos meleg ételt rendelni,

- megjelenik egy db címmel,

- megjelenik egy szerződéssel, hogy ő kiválasztotta, megrendelte,

- talált egy helyet, ami éppen akkor zár be, amikor a rendezvényt tartanánk...

Ha a projektmenedzser agyában a fenti táblázat tartalma volt, Zénó egyik megoldásától sem lenne boldog.

Ez a táblázat eszközt ad Zénó kezébe, hogy

- lássa, pontosan mi mindent kell elvégeznie, milyen keretek között, milyen szempontok figyelembevételével,

- milyen információt kap meg ehhez és kitől (lobogtathatja Béla felé, hogy szüksége van az infóra),

- mit kell leszállítania, és kinek,

- mikorra,

- miben dönthet ő maga.

 Ha minden rész-tevékenységre van munkacsomag-leírásunk, tuti, hogy nem marad ki lépés, pontosabban tudjuk tervezni, melyik lépéshez mennyi időre (és milyen egyéb erőforrásokra) van szükség. Hogy mi mindenre jó még a feladat-struktúra, hogyan használható tervezésre, a következő posztban írom le.

 

Szólj hozzá!

Címkék: kommunikáció információ tervezés minta dokumentum feladatkiosztás feladatlebontás munkacsomag leírás work breakdown structure

A bejegyzés trackback címe:

http://projektmenedzsment.blog.hu/api/trackback/id/tr677381576

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben.

Nincsenek hozzászólások.