PROJEKTBlog

Projekt alapú gondolkodás vállalkozások cégvezetői számára. Egyszerű projektmenedzsment, tippek és trükkök a mindennapokra.

TIPP:

Egyszerű projektmenedzsment támogató eszköz:

Próbáld ki, 30 napig ingyenes!

www.projektmappa.hu
www.projektmappa.hu

A cégtulajdonosok, cégvezetők és a projektmenedzser együttműködése és konfliktusai a projektek végrehajtása során

2014.10.29. 11:46 BozsárG

PM háromszög.jpgLegegyszerűbb módon a jól ismert három pont köré csoportosítottam a cégvezetők és a projektmenedzserek együttműködési és ütközési felületeit. Van még egy aspektus, ami szinte mindig problémaforrást jelent: a projektmenedzser vezetői autoritása – hogyan kezelik ezt a cégen belül?

 

1. Mit kell csinálni? Cél, eredmény, terjedelem, minőség....

Az együttműködést javítja, és a konfliktusokat megelőzi:

  • Ha a cégvezető bevonja a leendő projektmenedzsert az elvárt eredmény kitalálásába, elviszi a megrendelőhöz, vele egyetértésben vállalja el a megbízást,
  • nem fogadnak el kritika nélkül minden – esetleg kivitelezhetetlen vagy értelmetlen – igényt,
  • ha a projektmenedzser megérti, hogy a cégvezetésnek fontos a megbízás, a projekt, és javaslatokkal segíti a célok meghatározását, nem csak kritizál vagy ellenáll,
  • ha a cégvezető informálja a projektmenedzsert arról, hogyan illeszkedik a projekt a cég stratégiai céljaiba, miért és mennyire fontos, mik az ő elvárásai,
  • és a projektmenedzser képviseli ezeket az üzleti szempontokat a team felé.
  • Ha a cégvezetés – például az ügyfél kérésére - nem módosítja, nem tágítja menetközben a projekt terjedelmét, nem hozza lehetetlen helyzetbe ezzel a projekt teamet,
  • és a team sem módosít egyoldalúan, nem hozza váratlan, kényelmetlen helyzetbe a cégvezetést.
  • Ha a cégvezető és a projektmenedzser előre megegyeznek abban, mi az elvárt minőség, és időközben sem a team nem akar ezeroldalú csiszolt gyémántot készíteni (persze plusz idő és pénz árán), sem a cégvezetés nem akar szakmailag alacsony szintű eredményt ráerőltetni a teamre (spórolás céljából).
  • Ha a cégvezetés megérti tudomásul veszi, hogy a projekt kockázatosabb, mint a rutin operatív működés – a költség- és időtervek becslésen alapulnak, lehet, hogy nem úgy, lehet, hogy nem akkorra, sőt, - innovációs projekteknél - lehet, hogy egyáltalán nem sikerül! Ugyanakkor a projektmenedzser profi módon felméri és kezeli a kockázatokat, hogy a céget ne hozza nehéz helyzetbe, ne okozzon fölösleges költségeket.

 

2. Mennyi idő alatt kell megcsinálni? Időterv, csúszás, gyorsítás...

Az együttműködést javítja, és a konfliktusokat megelőzi:

  • ha az ügyvezető és a projektmenedzser egyezteti a projekt időtervét, hogy az harmóniában legyen az üzleti tervekkel,
  • ha a projektmenedzser a lehető legjobb becsléssel, gondos tervezéssel határozza meg a szükséges időt és erőforrásokat, ezt őszintén megbeszéli az ügyvezetővel,
  • ha a tervben történő változásokat mindketten előre jelzik, vagy váratlan esemény kapcsán azonnal közlik a másikkal.
  • Ha az ügyvezető megérti, hogy a csúszás – bizonyos mértékben – következik a projektmunka jellegéből (ismeretlen terület, új megoldások – becsült idők),
  • a projektmenedzser viszont mindent megtesz a csúszás elkerüléséért, mert érti, hogy a cég számára mit jelent a későbbi befejezés, a plusz költségek,
  • és tisztában van vele, hogy bizonyos mértékű csúszás után a cég érdeke úgy diktálhatja, hogy a projektet leállítják, befejezik.
  • Ha az ügyvezető nem gyakorol túlzott nyomást a gyorsítás érdekében, mert az a minőség rovására mehet, vagy egyszerűen technológiai okokból nem lehetséges,
  • cserébe viszont a projektmenedzser csak indokolt időtartamot ad a szakmai munkára, és ezt alátámasztja szakmai érvekkel az ügyvezető számára.

 

3. Mibe kerül? Költségek, erőforrások és hasznok...

Az együttműködést javítja, és a konfliktusokat megelőzi:

  • ha a projektmenedzser gondosan tervezi mind a változó, mind a fix költségeit a projektnek, tudatában van annak, hogy az emberek bérköltsége, az infrastruktúra használata akkor is költség, ha éppen „semmi nem történik” a projektben,
  • ha az ügyvezető és a projektmenedzser együtt határozzák meg a költségkeretet, a projektmenedzser alátámasztott gondos tervei alapján,
  • és az ügyvezető sem húz belőle nyomós indok nélkül...
  • Ha a projektmenedzser megtesz mindent, hogy számszerűsítse a projekt várható hasznát, segítve ezzel az ügyvezetőt a költség/haszon tényező mérlegelésében.
  • Ha az ügyvezető formálisan is kinyilvánítja, hogy az emberi erőforrások melyik részét, milyen arányban, mikor dedikálja a projekthez.

 

project puzzle.jpgMi kell még ahhoz, hogy a projektmunka szervesen illeszkedjen a cég működésébe?

Egy fontos kérdés: a projektmenedzser vezetővé válik a projekt időtartamára, tehát úgy is kell kezelni. A projektben komoly szűk keresztmetszetté, hátráltató tényezővé válik, ha minden egyes aláírást, döntést csak az ügyvezető tehet meg, ha nélküle senki egy lépést sem tehet. A projektmenedzsernek igazi autoritást, hatáskört kell adni a projektben, a vezetői csapat tagjának kell tekinteni, és persze ezzel a felelősséget is átruházni rá.

Ehhez az szükséges, hogy az ügyvezető/cégvezetés:

  • olyan embert válasszon projektmenedzsernek, akit nem szakmai, hanem vezetői készségei tesznek erre a szerepre alkalmassá,
  • a projektmenedzsert képeztesse,
  • a projekt keretein belüli hatáskörét, felelősségét, döntési jogosítványait mindenki számára transzparenssé tegye (legitimitás),
  • megossza vele a cég hosszútávú terveit, hogy értse a projekt jelentőségét abban,
  • bizalmat adjon neki, de pontosan közölje vele a cégvezetés elvárásait.

A projektmenedzsernek viszont:

  • értenie kell a projekt helyét a szervezetben, az üzleti tervekben, a cégvezetés hosszútávú szempontjait (amik ellene hathatnak a projekt céljainak),
  • és ezek figyelembe vételével meg kell tanulnia a projekt (team) érdekeit képviselni, erőforrásokért harcolni,
  • ki kell érdemelnie a bizalmat, hatáskört – megbízhatósággal, folyamatos őszinte, nyílt kommunikációval,
  • vezetőként kell viselkednie (példamutatás).

Szólj hozzá!

Címkék: tudatosság vezető egyuttmukodes haladó tippek projektmenedzser

A bejegyzés trackback címe:

http://projektmenedzsment.blog.hu/api/trackback/id/tr96843665

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben.

Nincsenek hozzászólások.