PROJEKTBlog

Projekt alapú gondolkodás vállalkozások cégvezetői számára. Egyszerű projektmenedzsment, tippek és trükkök a mindennapokra.

TIPP:

Egyszerű projektmenedzsment támogató eszköz:

Próbáld ki, 30 napig ingyenes!

www.projektmappa.hu
www.projektmappa.hu

Mi az a "projektalapú gondolkodás"?

2013.08.08. 08:00 BozsárG

- kérdezte valaki, amikor elkezdtem írni ebbe a blogba, és a látogatókat buzdítottam, hogy írják meg, miről szeretnének itt olvasni. Ez a blog azért született, hogy segítsen a kis- és közepes vállalkozásoknak, hogy hatékonyan tudják saját projektjeiket vezetni. Méghozzá úgy, hogy a posztokban sorra bemutatja, miben nyilvánul meg a "projekt alapú gondolkodás"...

Szerintem ez a következőket jelenti:

  • A vállalkozás ismerje fel, ha egy feladat nem az operatív, mindennapi, már kialakult folyamatok és feladatmegosztások mentén lesz megoldható. És hívja ezt projektnek. A blog első bejegyzése segít megállapítani, mikor áll fent ez a helyzet.
  • Ezeknek a feladatoknak a megoldásához a vállalkozásnak a projektmenedzsment szemléletét, gondolkodásmódját, és eszközeit célszerű használnia.  Ebben segít ez a blog.

 Szemlélet és gondolkodásmód:

  • A projekt egy határozott kezdettel és véggel rendelkező folyamat, egymással összefüggő feladatok sorozata, ami a szervezet több egységét érinti, több egységből „használ” emberi és egyéb erőforrásokat, és külön felelős vezetője van. Olyan, mintha létrejönne a szervezetben egy ideiglenes szervezet (projekt team vagy csapat), egy konkrét feladatra, majd megszűnik.
  • A projekt legfontosabb jellemzője, hogy egy terv szerint működik. A jó terv szerintem legalább 80%-ban meghatározza a projekt sikerét. A terv tartalmazza az elvégzendő feladatokat, azok összefüggéseit (egymás után vagy párhuzamosan végezhetők),  a feladatokat végzőket, a felelősöket, a határidőket. A „kezdjük el, aztán majd lesz valami” hozzáállás nem szül sikeres projektet.
  • A terv készítéséhez és szem előtt tartásához egyszerre kell távlatokban, hosszútávú célokban és ugyanakkor részletekben gondolkodni: látni kell, hogy a mai és holnapi lépés a távlati cél felé vezet-e?
  • Rendszerszemlélet kell hozzá: látni az összefüggéseket, például azt, hogy egy adott feladat elvégzése, vagy az ott felmerült probléma hogyan hat az egész projektre.
  • A projektnek konkrét célja van, ami a szervezet stratégiai céljaival összevág – ha nem, nem érdemes csinálni.
  • A projektnek van egy felelős vezetője, akinek hatáskört kell adni: pontosan definiálni, hogy mire van jogosultsága és mire nem. A projekt vezetője a szervezet többi vezetőjének sorába emelkedik – a projekt időtartamára. A többieknek tudomásul kell venni, hogy döntéseket hozhat, utasításokat adhat ki, feladatok elvégzéséről beszámolót kérhet, azokat ellenőrizheti – hiszen ez a dolga.  Előre jó megállapodni abban, hogyan használhatja más vezetők erőforrásait. (Ha a szervezetnél vannak komolyan vett Munkaköri Leírások, érdemes számára készíteni egyet.)
  • A projektben dolgozóknak is meg kell szokniuk, hogy két főnökük van: saját szervezeti vezetőjüktől, és a projektvezetőtől is kaphatnak feladatot.
  • A projektben a közös cél és terv a legfontosabb: mindenkinek úgy kell a saját feladatát végezni, hogy a közös cél lebegjen a szeme előtt. Ez sokszor túlórát, sokszor szakmai vagy egyéb kompromisszumokat, intenzív információcserét jelent! Nem elég saját közeli kollégáit és azok munkáját ismerni, tisztában kell lenni a többi team-tag területeivel is – hiszen csak így tudja megítélni, milyen hatással van a munkája a többiekére.
  • A projektnek van egy határozott kezdete. Ekkor alakul ki a közös cél, a terv, a munkamegosztás és az együttműködés szabályai.
  • A projekt valami új dolog bevezetéséről, a szervezetbe való beillesztéséről szól. Ezért a team tagjainak jól kell kezelnie az újfajta feladatokat, a bizonytalanságot, az előre nem pontosan tervezhető eredményeket. Egy projekt során sok váratlan esemény is történhet, ezekkel együtt a projektet célra kell tartani – ez rugalmas, de kézben tartott változáskezelést igényel. Ez egy egyébként rugalmatlan szervezetben komoly kihívás.
  • A projektbe a témához értő kollégákat kell bevonni, és az együtt dolgozóknak igazi csapattá kell érniük, minél előbb – ehhez nyitottság, jószándék, nyílt kommunikáció, információmegosztás, konfliktuskezelés szükséges!

Vagyis azért fontos a projektalapú gondolkodás, mert ez más, a mindennapi rutintól eltérő, szokatlan megoldásokat hoz a szervezetbe, és ezt érdemes nagyon tudatosan kezelni!

Ami az eszközöket illeti, nem kell feltétlenül méregdrága szoftverekre vagy szofisztikált munkamódszerekre gondolni – ha a projektszemlélet helyén van, a JPÉ (józan paraszti ész) megteszi.

  • Kell egy projektindító dokumentum, ami a projekt célját és főbb paramétereit rögzíti, ami iránymutatással szolgál végig, mindenkinek. Tartalma a projekt fajtájától (céljától) függ, de itt található egy egyszerű verzió.  
  • Kell egy eszköz a projektterv átlátható, egyszerűen használható, mindenki számára érthető bemutatására. Szöveges (táblázatos) vagy grafikus (Excel, MS Project), amit leginkább elfogadnak a team tagok. Verziókat kell tudni kezelni.
  • Kellenek időszakos státusz beszámolók: ki, melyik feladatával hol tart. A projekt nagyságától függően szóban, egy értekezleten, vagy írásban a projektvezető felé, vagy Sharepointon, közös dokumentumban, ami a legjobban fekszik a csapatnak.
  • Kellenek előre meghatározott kommunikációs szabályok: ki, miről kit, milyen formában értesít. Ki, kitől, milyen információkat kap meg – és mikor.
  • Kellenek megbeszélések: problémamegoldásra, döntésre, vagy egyszerűen a státusz gyors áttekintésére. Ez kritikus pont, itt látható néhány nagyon jó tanács.

Persze, kell egy jó projektmenedzser is – erről később több bejegyzést is fogok írni.

 És mi van, ha nem így gondolkodunk?

Szólj hozzá!

Címkék: gondolkodás tervezés megbeszélés tudatosság projektmenedzsment

A bejegyzés trackback címe:

http://projektmenedzsment.blog.hu/api/trackback/id/tr525447608

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben.

Nincsenek hozzászólások.