Beszéltünk már arról, hogy mi szükséges egy projekt indításához, hogy egy projekt mikor sikertelen, de eddig azt még nem vizsgáltuk, hogy mi az, ami sikeressé tesz egy projektet?
A válasz természetese, hogy a „jó Projekt Menedzser és a kiváló Projekt Csapat”!
Viszont, van mikor ez is kevés, lássuk, mire felejtenek el sokan odafigyelni:
- Egyetértés a célokban
Hiába van kiválóan meghatározott célja a projektednek, ha a projekt tagok nem értenek benne egyet. Addig tilos tovább lépni, amíg mindenki el nem fogadta a közös célt….vagy később ne lepődj meg, hogy furcsa megoldásokat és értetlen fejrázást kapsz a csapatod tagjaitól.
- Kidolgozott terv
A „projekt tervezés” a projekt menedzsment „alkotás része”. Legyen mindig leírt, részletes terv, minden feladatnak legyen határideje, felelőse és ezek a határidők legyenek számon kérve és betartva.
Ügyelj a Költség – Idő – Minőség egyensúlyra és ne feledd: bármelyik is változik, vele változik a másik kettő is!
- Hatékony kommunikáció
A legtökéletesebb projektterv sem ér semmit, ha arról csak a Projektmenedzser tud. Igenis, tessék folyamatosan informálni a projektcsapatot, még azokat is, akiknek abban a pillanatban nincs semmi konkrét teendője.
A projekt-összefoglaló (státusz riport) legyen rendszeres (pl minden Péntek délután menjen ki), mindig adott időpontban és kapja meg minden projekttag.
Legyen benne megemlítve:
- minden eddigi eredmény, ami történt,
- minden befejezett feladat
- minden most következő esemény, feladat
- minden változás, ami felmerült a projektben
- a menedzsment és a környezet elismerő véleménye a projektről
- Projekt hatókörének szabályozása
Sokan elfelejtenek és sokan nem mernek határt húzni, hogy mi az adott projekt része és mi nem. Sokszor nem került rögzítésre, hogy miért felelős a Projekt, a Projektmenedzser és miért nem. Mik azok a kérdések, amiben a Projektmenedzser hoz döntést és mi az, amiben a Menedzsment a felelős.
Ez mind legyen előre leírva, annyira részletesen, amennyire csak lehet, szánjunk rá időt és később sok fejfájástól megkíméljük magunkat.
- ( +1 ) A Menedzsment támogatása
Széllel szemben v….ni badarság! Így van ez a projektmenedzsmentben is, ha a projekt indításakor nem kaptuk meg a Menedzsment támogatását, akkor a projekt végig vitele kínkeserves lesz. Egyetlen Projektmenedzsernek sincs akkora szava egy cégben, mint egy Menedzsment tagnak.
Ezért térképezzük már fel az elején:
- Kikértük-e az összes érintett terület vezetőjének jóváhagyását írásban?!
- Melyik vezetőt kell bevonni az operatív döntésekben?
- Melyik vezető fogja értékelni a projektet?
- Melyik vezető rendelkezik vétójoggal a „Mi” döntéseinket illetően?
- Van-e Mentorunk és neki milyen befolyása van a többi vezetőségi tag felett?
Úgy érzed valami kimaradt? Véleményed van a témával kapcsolatban? Szólj hozzá!